Política de privacidad

1. Resumen

Clinika ("nosotros") ofrece software de gestión para clínicas. Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos los datos personales cuando usas clinika.me y la aplicación Clinika (el "Servicio"), ya sea como usuario de una clínica o como paciente que interactúa con una clínica a través de Clinika (páginas de reserva, recordatorios, portal del paciente, consentimientos).

Clinika es operada por el equipo de Clinika desde Estados Unidos.

2. Roles y responsabilidades

Para los expedientes de pacientes ingresados por una clínica, la clínica es la responsable del tratamiento y Clinika actúa como encargado por cuenta de esa clínica.

Para los datos de cuenta, facturación y seguridad de la plataforma relacionados con usuarios de clínicas, Clinika actúa como responsable en la medida necesaria para operar y proteger el Servicio.

3. Información que recopilamos

Datos de la cuenta de la clínica: tu nombre, correo, rol y datos de la clínica como nombre, logo, dirección, teléfono y zona horaria.

Datos operativos y clínicos que las clínicas ingresan o que los pacientes proporcionan: identidad y datos de contacto del paciente, citas, notas e historias clínicas, consentimientos y firmas, archivos subidos, facturas y preferencias de mensajería (como el opt-in de WhatsApp).

Datos de uso y dispositivo: registros, dirección IP, tipo de navegador y cookies esenciales.

Datos de facturación: estado de suscripción, cantidad de asientos, facturas y metadatos de pago proporcionados por Stripe para suscripciones de clínicas.

4. Cómo recopilamos la información

Recopilamos datos de forma directa de usuarios de clínicas y de pacientes cuando interactúan con los flujos de reserva, portal o consentimiento configurados por una clínica.

También recopilamos datos técnicos y de seguridad de forma automática cuando usas el Servicio, como eventos de autenticación y registros de acceso.

5. Cómo usamos la información

Usamos los datos personales para prestar y mejorar el Servicio, autenticar usuarios, procesar la facturación, enviar mensajes transaccionales como confirmaciones de cita, recordatorios, cancelaciones y solicitudes de consentimiento, y mantener la seguridad del Servicio.

Podemos usar datos agregados o anonimizados para analítica de producto y mejoras de confiabilidad. No usamos datos de clínicas ni de pacientes con fines publicitarios.

6. Canales de mensajería

Las clínicas pueden enviar mensajes a sus pacientes por WhatsApp, SMS y correo electrónico. Los mensajes de WhatsApp y SMS se entregan a través de Twilio y, en el caso de WhatsApp, de la plataforma WhatsApp Business de Meta; el correo se entrega a través de Resend. Estos mensajes contienen el nombre del paciente, el nombre de la clínica, la fecha, hora y profesional de la cita, y enlaces a Clinika. Solo se envían a pacientes que tienen teléfono o correo registrado y, para WhatsApp/SMS, que aceptaron recibir mensajes (opt-in) según lo registró la clínica. El paciente puede retirar su opt-in en cualquier momento avisando a su clínica.

7. Funciones de inteligencia artificial

Algunas funciones usan inteligencia artificial para ayudar al personal de la clínica, por ejemplo resumir la historia de un paciente, redactar un resumen de la visita, sugerir seguimientos y responder preguntas sobre los pacientes de la propia clínica. Cuando un usuario de la clínica ejecuta una de estas funciones, las notas clínicas y la información del paciente pertinentes se envían a OpenAI para su procesamiento y el resultado se muestra al usuario. Según los términos de la API de OpenAI, estos datos no se usan para entrenar sus modelos. El resultado de la IA es un borrador para el profesional clínico, que sigue siendo responsable del expediente. Las clínicas son responsables de informar a sus pacientes sobre este tratamiento cuando la ley lo exija; las clínicas que prefieran no usar funciones de IA simplemente pueden no utilizarlas.

8. Proveedores y compartición de datos

No vendemos datos personales. Compartimos datos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar el Servicio, bajo acuerdos que restringen su uso de esos datos: Vercel (alojamiento de la aplicación y edge delivery, Estados Unidos), Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos, Estados Unidos), Twilio y Meta (entrega de WhatsApp y SMS, Estados Unidos y otras regiones que esos proveedores determinen), Resend (entrega de correo, Estados Unidos), Stripe (cobro de suscripciones de clínicas; Stripe no recibe datos clínicos de pacientes) y OpenAI (funciones de IA, ver sección 7, Estados Unidos).

También podemos divulgar datos cuando la ley lo exija, por requerimiento legal, o para proteger los derechos, la seguridad y la integridad de los usuarios y del Servicio.

Si agregamos un nuevo subencargado material para datos de pacientes, actualizaremos esta política y notificaremos a los administradores de las clínicas dentro de la aplicación antes o cuando ese cambio entre en vigor.

9. Transferencias internacionales de datos

La infraestructura de Clinika está alojada en Estados Unidos. Si tú o tus pacientes se encuentran en otro lugar, incluidos Costa Rica u otros países de América Latina, los datos personales se transfieren y procesan en Estados Unidos. Protegemos esos datos mediante compromisos contractuales con nuestros proveedores, cifrado y controles de acceso. Las clínicas siguen siendo responsables de cualquier aviso o consentimiento que la ley local exija antes de transferir datos de pacientes.

10. Datos de pacientes y el rol de la clínica

Las clínicas deciden qué datos de pacientes recopilan y cómo los usan; actúan como responsables del tratamiento. Clinika procesa esos datos en nombre de la clínica como encargado del tratamiento, únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestar el Servicio. Las clínicas son responsables de obtener el consentimiento del paciente que exija la legislación aplicable de privacidad sanitaria y protección de datos, incluida la LFPDPPP de México cuando corresponda. Los pacientes que deseen acceder, corregir o eliminar sus datos deben contactar a su clínica; nosotros ayudamos a las clínicas a responder esas solicitudes.

11. Seguridad de los datos

Usamos cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso y aislamiento a nivel de fila en la base de datos para que cada clínica solo acceda a sus propios datos. Los enlaces para pacientes (reserva, portal, consentimiento) usan tokens imposibles de adivinar. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro.

Mantenemos un registro de auditoría de solo escritura sobre el acceso a las historias clínicas: quién accedió a qué registro, qué hizo, cuándo y desde qué dirección IP. El registro no contiene el contenido del expediente, no puede editarse ni eliminarse, y está disponible para la clínica responsable de los datos para atender solicitudes de pacientes y de autoridades.

12. Incidentes de seguridad

Si confirmamos un incidente de seguridad que afecte datos personales en Clinika, notificaremos a las clínicas afectadas sin demora indebida y compartiremos los detalles disponibles para que puedan cumplir sus propias obligaciones legales.

13. Retención de datos

Las historias clínicas están sujetas a plazos obligatorios de conservación según la normativa sanitaria, que varía por país. Por eso la retención de los expedientes de pacientes la decide la clínica como responsable, dentro de esas exigencias legales. Mientras la cuenta de una clínica esté activa conservamos sus datos para que pueda cumplir esas obligaciones. Al cerrar una cuenta, conservamos los datos durante un plazo razonable para que la clínica pueda exportarlos y luego los eliminamos o anonimizamos según sus instrucciones, salvo que debamos conservarlos para cumplir la ley o resolver disputas.

14. Tus derechos y solicitudes

Según tu ubicación, puedes tener derecho a acceder, corregir, eliminar, limitar o exportar tus datos personales, y a oponerte a ciertos tratamientos. En México, esto puede incluir derechos ARCO bajo la LFPDPPP. Los usuarios de clínicas pueden contactarnos directamente. Los pacientes deben contactar a su clínica, que es la responsable de sus datos; si no sabes a qué clínica acudir, escríbenos y canalizaremos tu solicitud.

Cuando Clinika recibe una solicitud sobre datos de pacientes, la remitimos a la clínica responsable salvo que una obligación legal nos exija responder directamente.

15. Datos de menores de edad

Clinika es una herramienta empresarial para clínicas y no está dirigida a niños como servicio de consumo independiente. Las clínicas pueden registrar información pediátrica como parte de la atención de salud y siguen siendo responsables de obtener cualquier consentimiento exigido por la ley aplicable.

16. Cookies

Usamos cookies esenciales para la autenticación y para recordar preferencias como el idioma. No usamos cookies con fines publicitarios ni de rastreo entre sitios.

17. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. Cuando lo hagamos, actualizaremos la fecha indicada arriba y, en caso de cambios relevantes, avisaremos a los administradores de las clínicas dentro de la aplicación.

18. Contacto

¿Preguntas sobre esta política o una solicitud sobre tus datos? Escríbenos a privacy@clinika.me.

Para notificaciones legales, escríbenos a legal@clinika.me. La dirección postal está disponible ante solicitud legal verificada.